10 Dicas para se organizar com apps de notas e listas (Android, iPhone, Windows, MacOS)

Os Apps de notas são ótimos e ideais substitutos daquele caderninho de anotações. Mas a organização é importante. Confira as melhores dicas para se organizar

Hoje em dia, com a quantidade de informações que somos bombardeados a todo o momento, é muito fácil esquecer de algo. Por esse motivo, nada melhor do que organizar suas ideias com apps de notas! Porém, fazê-las é muito fácil. O difícil é saber como usá-las. Para realmente usar as notas que você toma, você tem que organizar e saber como encontrá-las.

As dicas deste artigo sobre como começar a usar um aplicativo de anotações e organizar suas anotações certamente irão te ajudar a manter sua vida mais organizada.

1 – Procure por bons apps de notas

O aplicativo de anotações escolhido influencia fortemente a forma como você verá suas anotações novamente. O aplicativo básico de anotações que vem pré-instalado no seu smartphone ou tablet provavelmente não é muito bom. Claro, você já usou isso antes, e funciona bem, mas talvez você não saiba quais são os recursos que faltam para separar aplicativos meramente satisfatórios dos excelentes.

O Microsoft One Note é um dos melhores serviços e apps de notas para organizar suas ideias
O Microsoft One Note é um dos melhores serviços e apps de notas para organizar suas ideias

Existem três recursos importantes que tornam os aplicativos de anotações realmente úteis: pastas, tags e reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Os três aplicativos mais recomendados, com base em testes pessoais e de especialistas de muitos aplicativos de anotações ao longo dos anos, são:

  • Google Keep, se você estiver procurando um serviço simples, mas eficiente;
  • Microsoft OneNote, se você quiser um aplicativo de anotações gratuito;
  • Evernote, se você não se importar em pagar por uma assinatura Premium (mas também possui uma versão gratuita com menos recursos);
  • Quip para anotações colaborativas.

2 – Crie uma caixa de entrada em seu app de notas

Quando você faz uma anotação rapidamente, é preciso de um lugar para salvá-la onde não seja perdida. Crie uma pasta Caixa de entrada no seu aplicativo de notas digitais e defina-a como o local de armazenamento padrão.

Vá até a Caixa de entrada regularmente para adicionar mais informações sobre suas anotações e classificá-las. Você não precisa limpar a Caixa de entrada em um cronograma definido, mas tente fazê-lo quando tiver seu aplicativo de anotações aberto em uma tela de tamanho normal, por exemplo. Isso torna mais fácil ver o que você está fazendo e ver todas as opções disponíveis.

O Quip oferece uma interface simples e cheia de recursos para organizar sua caixa de entrada

Uma Caixa de entrada é um ótimo lugar para armazenar notas revisitadas com frequência. Por exemplo, mantenho uma anotação com todos os nomes e senhas da rede Wi-Fi de todos os meus amigos, portanto, se levar um novo dispositivo para a casa ou apagar a senha, é possível entrar na rede novamente sem incomodar ninguém com os detalhes.

3 – Classifique as anotações em pastas ou blocos de notas

As pastas, que alguns aplicativos também chamam de Notebooks, ajudam você a organizar suas anotações manualmente. Eles se tornam úteis mais tarde quando você deseja explorar notas sobre um determinado tópico, como todas as notas que são receitas, anotações de trabalho, listas de compras, etc.

As pastas criadas e como você as nomeia dependem dos tipos de notas frequentemente usadas. Se você não tiver certeza de como vai organizar suas pastas, comece com pastas para Caixa de entrada, Leitura, Casa, Pessoal e Trabalho. Você sempre pode alterá-las e criar mais quando tiver uma noção de como as usa.

Imagine que esse processo de organização por pastas segue a mesma metodologia que a organização dos arquivos de sistema em sistemas operacionais como Windows ou Linux. É muito mais fácil se achar o arquivo que você precisa quando ele está categorizado de forma apropriada na pasta correta. Com as suas anotações, você precisa ter o mesmo tipo de filosofia organizacional.

4 – Crie atalhos para suas pastas favoritas

Qualquer aplicativo de notas digitais bem usado tem pastas que são mais movimentadas do que outras. Torne essas pastas fáceis de localizar, criando atalhos para elas ou marcando-as como favoritas. Estas são as pastas nas quais você observa com frequência, como anotações feitas e adiciona novas.

O Evernote permite que você crie atalhos para suas pastas favoritas
O Evernote permite que você crie atalhos para suas pastas favoritas

É provável que você tenha outras pastas que apenas mantenham as anotações até um momento inesperado em que precisa delas. Eles não precisam estar na frente e no centro.

5 – Use Tags para organizar seu bloco de notas

Tags ajudam você a encontrar notas existentes. Eles podem restringir o que você vê em uma determinada pasta ou mostrar todas as anotações marcadas com um tema comum em várias pastas. Eles também ajudam a encontrar notas que pertencem a algum tema, mesmo que a palavra-chave não apareça na própria nota. A seguir temos alguns exemplos de como utilizar tags:

Tags são essenciais para manter suas notas digitais organizadas
Tags são essenciais para manter suas notas digitais organizadas
  • Exemplo 1: Digamos que você tenha uma pasta chamada Receitas e esteja planejando uma festa para alguns vegetarianos. Você pode extrair todas as notas apenas da pasta que é rotulada como vegetariana para ter ideias sobre o que fazer.
  • Exemplo 2: Talvez você seja um escritor que escreve para diferentes publicações. Você pode fazer anotações sobre artigos e organizá-los em pastas com base em onde eles são publicados. Pode haver momentos, no entanto, em que você deseja explorar todas as notas que você tem sobre um determinado tema, independentemente de quem publicou a peça. Se você marcou suas anotações com esse tema, pode pesquisar a tag e vê-las, independentemente da pasta em que estão.
  • Exemplo 3: Você encaminha um e-mail relacionado a um projeto no qual está trabalhando em seu aplicativo de anotações. A mensagem nunca diz o nome do projeto ou o que é. É assim que as pessoas se comunicam quando estão no meio de algo. Neste caso, você pode adicionar tags para definir a nota (nome do projeto, cliente, descrição do trabalho) para que você possa encontrar a nota quando precisar.

6 – Saiba manejar suas tags

Tags são ótimas ferramentas para organizar suas notas. Porém, quanto mais você adicionar tags, mais confusas e desorganizadas suas notas podem ficar se estiver criando muitas categoriais que poderiam ser aglutinadas ou eliminadas. Então, de vez em quando, delete algumas tags para manter seu acervo de notas o mais “enxuto” possível.

Puxe uma lista de todas as tags em uso. Muitas vezes, você pode ver a contagem de notas ao lado da tag. Primeiro, procure duplicatas. Se tiver tags para “app” e “apps”, elimine o que tiver menos anotações. Abra as notas afetadas e adicione a tag que você vai manter.

Além disso, se você tiver alguma tag com duas ou menos notas, considere livrar-se delas. Eles provavelmente não estão fazendo nada de bom.

7 – Crie um atalho no seu smartphone

Faça um atalho no seu smartphone para iniciar uma nova nota no seu aplicativo de anotações para que a captura de ideias e informações esteja sempre ao alcance. Em dispositivos iOS, você pode criar um atalho Siri e, no Android, procurar uma opção de Novo Widget de Nota no aplicativo.

O Microsoft One Note possui integração e sincronização completa entre o programa desktop e o app mobile
O Microsoft One Note possui integração e sincronização completa entre o programa desktop e o app mobile

8 – Use (e abuse) da função de “Ditar”

Quando algo lhe vem à mente, você quer escrever, mas pode ser que esteja seriamente apressado ou está passeando com seu cachorro e mal consegue segurar a trela e o celular ao mesmo tempo. Por essas e outras situações complicadas, que ferramentas de ditados são essenciais em serviços de notas digitais.

A maioria dos smartphones tem uma função de fala para texto. Use-o! Inicie uma nova nota, pressione o ícone do microfone no teclado e fale o que quiser anotar. Como alternativa, você pode gravar uma nota de voz e transcrever depois.

Você pode usar a Siri para ditar notas para o Evernote
Você pode usar a Siri para ditar notas para o Evernote

Se você adquire o hábito e acaba ditando frequentemente longas passagens, talvez queira usar um serviço de transcrição para economizar tempo. Há muitas boas opções gratuitas e pagas disponíveis, embora as opções pagas tendem a ser consideravelmente mais precisas.

9 – Anexar Imagens, PDFs e usar OCR

Se seu aplicativo tiver OCR, ele poderá pesquisar o texto encontrado em imagens, PDFs e outros arquivos que você enviar para ele. Não tenha vergonha de adicionar arquivos às suas anotações quando precisar delas. Isso inclui tirar fotos de sinais informativos, anotações manuscritas, páginas de livros e assim por diante.

Digamos que você anexe um PDF de um recibo de uma refeição que precisa reivindicar em um relatório de despesas. Você esqueceu de marcar “recibo” e não sabe onde fica. Se você se lembrar do nome do restaurante, poderá digitar isso na barra de pesquisa e o OCR o rastreará.

Preste atenção nos limites que seu aplicativo de anotações ou tipo de conta aplica ao seu uso e armazenamento de OCR. Por exemplo, a versão gratuita do Evernote executa OCR em imagens, mas não PDFs e documentos do Office. Você precisa de uma conta Premium ou Business para isso. Se o seu aplicativo não tiver a digitalização incorporada, você poderá considerar emparelhá-lo com um aplicativo de digitalização para dispositivos móveis.

10 – Organize em uma tela grande

O ideal é que seu aplicativo de anotações tenha um programa de desktop e um aplicativo da web. Use um deles (em geral, aplicativos de área de trabalho são melhores para essa finalidade) ao classificar pela caixa de entrada e organizar suas anotações.

Ter uma tela grande ajuda-o a ver mais da aplicação e, consequentemente, mais da sua estrutura de pastas, etiquetas e outras informações adicionadas às notas para as manter organizadas. Se você puder ver todas as suas opções, é mais provável que escolha as mais adequadas.

Mesmo que o seu programa para notas digitais possua uma versão mobile, visualizar suas notas em uma tela grande é muito importante
Mesmo que o seu programa para notas digitais possua uma versão mobile, visualizar suas notas em uma tela grande é muito importante

Quando se organiza as ferramentas de anotações, aumenta-se as chances de não apenas tomar notas mais relevantes, mas também de armazená-las de uma maneira que permita revisitá-las quando for a hora apropriada.

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