A tecnologia sempre vem para nos ajudar a melhorar qualquer processo do dia a dia: desde o despertador que te ajuda a levantar mais cedo até os assistentes de voz, que desligam a luz na hora de dormir. Durante o trabalho, também possuímos auxílio da tecnologia conosco, e hoje falaremos sobre a assinatura eletrônica, um processo rápido, fácil e seguro de realizar acordos, contratos ou prestações de serviço em minutos.

Veja em vídeo:

Deixando o passado

Anteriormente, todos os documentos passavam por vários processos até chegar à assinatura de fato: digitar (ou até mesmo escrever) um documento, conferir se está certo, imprimir, enviar ao responsável pela assinatura e, nessa altura, aguardar até ele poder assinar, o que pode levar até dias, até você poder encaminhar o documento para onde ele deve ir.

Este processo antigo, além de utilizar muito do seu precioso tempo, ainda pode ser um processo caro, uma vez que envolve materiais como papel, tinta, impressora, canetas etc. Isso sem falar nas possibilidades de acidentes como amassar os documentos, manchá-los ou molhá-los.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica já era comumente usada por várias empresas ao redor do mundo, entretanto, com a vinda inesperada da pandemia, muitas outras empresas precisaram se encaixar ao modelo home office. Uma das necessidades foi migrar a assinatura presencial para a digital. Com ela, você economiza muito tempo e dinheiro, além de conseguir fazer suas ações, como contratos ou aquisições, de forma muito mais rápida.

Dentre as diversas prestadores deste serviço, usaremos como exemplo a DocuSign, empresa pioneira em assinatura eletrônica. Através de seus canais de atendimento como o site ou aplicativo para smartphones ou tablets, você conseguirá fechar negócios ou assinar contratos de forma rápida, sem precisar de toda aquela famigerada papelada.

Como usar a assinatura eletrônica da DocuSign?

Como dito anteriormente, o fator “facilidade” é o proposto quando nos referimos à assinatura eletrônica. Neste caso, você só precisava abrir o programa da DocuSign via PC ou o aplicativo via smartphone, ou tablet, escolher qual documento deverá ser assinado, inserir quais os campos deverão ser preenchidos, colocar o nome e e-mail do signatário e enviar. Pronto! Agora basta aguardar o retorno para que seu acordo esteja fechado.

Quem for assinar o documento, caso seja a primeira vez que utilize o serviço, poderá utilizar algumas das assinaturas pré-estabelecidas ou até mesmo criar uma própria, via smartphone ou tablet, trazendo mais fidelidade e segurança ao documento.

Há alguns outros recursos bastante interessantes que podem te ajudar neste período. Um deles é o rastreamento, onde você poderá confirmar em qual estado está o documento em questão. Caso você não possua internet, também é possível receber notificações acerca do status do documento via SMS, trazendo mais segurança às partes interessadas.

Passo a passo para utilizar a assinatura eletrônica da DocuSign

Entre no site da DocuSign e clique no botão TESTE GRÁTIS, no canto superior direito;

Após inserir seus dados, aparecerá essa tela com algumas orientações. Quando terminar de ler, clique no botão amarelo INICIAR AGORA;

Nesta tela, você poderá arrastar o documento que quer assinado ou pode escolher através do diretório, ao clicar no botão CARREGAR. Depois de escolher, você poderá escolher, se você será o único a assinar o documento, ao clicar na opção “Sou o único signatário”. Falaremos mais abaixo caso precise enviar o documento para que alguém assine;

Único signatário

Vamos começar com o caso em que você é o único a assinar o documento. Selecione a opção e em SEGUINTE;

A próxima tela estará disponível, clique em CONTINUAR;

Nesta tela você poderá configurar como você quer que o documento selecionado deve ser assinado. Faremos a forma padrão, apenas necessitando que haja uma assinatura no campo indicado. Clique em “Assinatura” na coluna que aparece no lado esquerdo;

E posicione o local onde esta assinatura ficará disposta no documento;

O próprio programa te oferece opções de assinatura, caso esteja sem tempo de criar uma. Entretanto você pode acatar alguma das sugestões, fazer uma assinatura ou selecionar alguma assinatura que já esteja em seu computador;

Depois de selecionar qual assinatura será usada, clique em ADOTAR E ASSINAR. Quando o fizer, você poderá reajustar o tamanho ou a posição da assinatura. Você também poderá clicar no X para eliminá-la e escolher outra;

Ao finalizar a assinatura, clique no botão amarelo CONCLUIR;

Na próxima tela você poderá inserir dados para quem quer enviar o documento, mas como estamos falando sobre um documento que será assinado por você apenas, clique em NÃO, OBRIGADO;

Na próxima tela você poderá verificar o documento que foi assinado e realizar algumas ações como excluir, encaminhar, copiar… basta clicar na seta para baixo, ao lado de TRANSFERIR;

Enviando o documento para que alguém assine

Agora se você for enviar o documento a alguém que precise assinar, ao invés de clicar em “Sou o único signatário”, clique em SEGUINTE;

Nesta tela você poderá redigir o nome do destinatário e seu e-mail. Você também pode cliar em É NECESSÁRIO ASSINAR para escolher outras opções como “Signatário presente” ou “Recebe uma cópia”, indicando o papel do destinatário sobre aquele documento;

Ao clicar em PERSONALIZAR, você também consegue acessar algumas opções como por uma senha, onde apenas você e o destinatário poderão acessar o documento, como também pode excluir este destinatário incluso. Caso seja mais de um destinatário, clique em ADICIONAR DESTINATÁRIO, logo abaixo;

Antes de prosseguir, você pode clicar em “Visualizar” para conferir como está o envio do seu documento;

Ao confirmar, clique em FECHAR e depois em SEGUINTE. Na próxima tela você poderá configurar como o documento deve ser preenchido e/ou assinado. Na coluna da esquerda, há grande variação de opções para incrementar no documento. Sobre assinaturas, clique na primeira opção “Assinatura” e posicione o local onde devem assinar o documento;

Clicar no quadro amarelo dispõe uma coluna de configurações no lado direito, conforme na imagem;

Você também pode acrescentar um espaço de rubrica, por exemplo;

E se acabou escolhendo errado, arraste o quadro do que você não quer no documento para  a coluna da esquerda, excluindo o quadro selecionado;

Se você já inseriu o espaço para assinar, clique no botão inferior direito SEGUINTE. Na próxima tela você definirá o assunto e conteúdo do e-mail que será enviado ao destinatário. Nesta mesma tela você poderá definir lembretes para que não se esqueça do andamento deste documento;

Antes de enviar, você pode clicar em PRÉ-VISUALIZAR para conferir como o documento será visto: seja via PC, tablet ou smartphone (respectivamente na imagem abaixo);

Após verificar como ficará, clique em AVANÇAR e depois em ENVIAR. Pronto! Documento enviado.

Quem recebe o e-mail para assinar

A pessoa que recebeu o e-mail deverá clicar em REVER DOCUMENTO para prosseguir com a assinatura;

Após inserir a assinatura, clique em CONCLUIR para devolver o documento assinado e o remetente receberá um e-mail notificando a conclusão do processo.

Apesar do tutorial ser bastante detalhado, realizar uma assinatura eletrônica é muito fácil, não é mesmo? Lembrando que é possível realizar assinatura eletrônica tanto via PC quanto dispositivos móveis.

Empresas que utilizam a assinatura eletrônica

Atualmente pequenas, médias e até as grandes empresas fazem o uso deste recurso que é imprescindível para a agilidade dos processos de uma empresa. Algumas das gigantes mundialmente conhecidas que agilizam seus processos são o iFood, Netflix, Loggi, Santander e várias outras. Se você está pensando em abrir uma empresa ou já possui uma, de qualquer porte, experimente e confira a economia de tempo e dinheiro que ela oferece.

Você também pode aprender como assinar arquivos em PDF!

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Fonte: DocuSign.