Organiza tus contactos de Gmail con estos 10 consejos. Descubre algunos consejos para organizar tu lista de contactos de Google y facilitar tu rutina

Organiza tus contactos de Gmail con estos 10 consejos

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Descubre algunos consejos para organizar tu lista de contactos de Google y facilitar tu rutina

A pesar de los avances tecnológicos que prometen dinamizar cada vez más nuestras relaciones sociales, el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación digital, especialmente en el ámbito profesional. Y hablando de practicidad, el gmail es un titán de las plataformas de mensajería electrónica, con 1,5 millones de usuarios activos en todo el mundo y que ostenta el apodo del mayor servicio de correo electrónico y contactos del mundo..

Dada la necesidad del correo electrónico en nuestras actividades, es fundamental tener todos tus contactos correctos y bien organizados para no cometer el error de confundir a los destinatarios. De hecho, esta organización es clave para agilizar cualquier mensaje que tengas que enviar.

Y al ser la plataforma propia de Google, esta tarea no supone un gran dolor de cabeza. Para esto, el showmetech enseña diez consejos infalibles para  organiza tus contactos de Gmail de manera asertiva ante cualquier necesidad. Compruébalo a continuación:

Organizar tus contactos de Gmail es fundamental para optimizar tu trabajo y rendimiento. (foto: reproducción/martech)
Organizar tus contactos de Gmail es fundamental para optimizar tu trabajo y rendimiento. (Foto: Reproducción/Martech)

Buscar y fusionar contactos duplicados

Por varias razones, la misma persona puede salvarse en tu gmail con dos o más contactos en su servidor. Ya sea por accidente o por una falla que causó esto duplicar, cualquier usuario puede buscar y fusionar contactos de Gmail idénticos.

Para ello, en el menú lateral de tu Gmail, está la opción unir, que realiza esta curación de posibles copias de un mismo contacto de Google, en base al mismo correo electrónico, mismo nombre y/o apellido, etc. Después de este análisis, si disputa contactos realmente duplicados, simplemente termine haciendo clic en “Fusionar” nuevamente.

Si todas las opciones de contacto de Gmail que aparecieron en pantalla son en realidad copias, el usuario puede acelerar el proceso presionando el botón “Fusionar todo”; Si hay reservas, el menú "Descartar" eliminará individualmente la excepción, organizando su Gmail y liberando espacio de inmediato.

Organice los contactos de Gmail buscando datos duplicados en la sección "combinar y corregir". (foto: reproducción/showmetech/enzo sapio monello)
Organice los contactos de Gmail buscando datos duplicados en la sección "Combinar y corregir". (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Elimina contactos que ya no necesitas

Otra forma de organizar Gmail es eliminar contactos que ya no utilizas, o que, de algún modo, no son importantes para tus actividades. Las direcciones de spam pueden guardarse automáticamente entre sus contactos de Google u otras que simplemente ya no satisfacen sus necesidades. Para lograrlo, este proceso más manual debe estar bien pensado y ser crucial.

borrar un solo contacto deseado:

  1. Haga clic en el contacto en la esquina superior derecha;
  2. Presione la opción “Eliminar”.
Eliminar contactos inutilizables mejora la organización de los contactos de Google. (foto: reproducción/showmetech/enzo sapio monello)
Eliminar contactos inutilizables mejora la organización de sus contactos de Google. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Para eliminar dos o más:

  1. En tu celular, presiona uno de los contactos y luego selecciona los demás. En su computadora, coloque el mouse sobre el ícono de la foto del contacto y presione el cuadrado que aparece;
  2. Después de seleccionar, haga clic en los tres puntos en la esquina superior derecha;
  3. Presione "Eliminar";
  4. Confirma la acción haciendo clic en "Mover a la Papelera".
Pasos, de arriba a abajo, sobre cómo eliminar un contacto de tu cuenta de Google. (foto: reproducción/showmetech/enzo sapio monello)
Pasos, de arriba a abajo, sobre cómo eliminar dos o más contactos de tu cuenta de Google. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Si quieres eliminar todos los contactos:

  1. En tu celular, presiona uno de los contactos y luego selecciona los demás. En su computadora, coloque el mouse sobre el ícono de la foto del contacto y presione el cuadrado que aparece;
  2. Presione la flecha al lado del cuadrado en la esquina superior de la pestaña "Contactos" y seleccione la opción "Todos"
  3. Todos los contactos se marcarán automáticamente. Con eso, ve a los tres puntos en la esquina superior derecha;
  4. Seleccione la opción "Eliminar";
  5. Confirma la acción haciendo clic en "Mover a la Papelera".
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Pasos, de arriba a abajo, sobre cómo eliminar todos los contactos de tu cuenta de Google. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Vale recordar que una vez eliminados, los contactos de Gmail permanecen almacenado en la papelera de reciclaje y se eliminan permanentemente después de 30 días. Si después de un tiempo te arrepientes, puedes recuperar contacto Al hacer clic en "Recuperar" en la Papelera de reciclaje. Para más de uno, en lugar de tocar, presionas y haces clic en los demás, luego haces clic en “Más” y terminas con “Recuperar”. Para recuperarlos todos, simplemente haga clic en las opciones “Más”, “Seleccionar todo” y “Recuperar”.

Sincroniza tus contactos

Otro punto importante para organizar tu contactos de gmail é habilitar la sincronización automática con otros dispositivos y cuentas. De esta forma evitarás duplicar tus contactos y eliminar contactos que no deberías. Si no está activado, no es posible, por ejemplo, recuperar los contactos de Google movidos a la Papelera.

Si tienes un Android tu caso es más seguro, al fin y al cabo los Contactos de Google ya están sincronizados con los Contactos del sistema operativo. Para iOS, los usuarios deben seguir estos pasos:

  1. Ir a la configuración";
  2. Desplácese hacia abajo y busque la opción "Contraseñas y cuentas".
  3. Haga clic en "Agregar cuenta" y seleccione el logotipo de Google
  4. Serás llevado a la pantalla de la cuenta de Gmail, inicia sesión en tu cuenta de Gmail y presiona “siguiente” para continuar;
  5. Cuando el proceso esté autorizado, finalice haciendo clic en “Guardar”;
  6. Luego, habilite "Contactos" en la lista para sincronizar contactos;
  7. Termine haciendo clic en "Guardar" en la esquina superior derecha.
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Vea cómo iniciar sesión en su Gmail en iPhone. (foto: reproducción/wondershare)
Aquí se explica cómo iniciar sesión en Gmail en iPhone. (Foto: Reproducción/Wondershare)

Contactos de Google también actúa como una nube, por lo que vale la pena guardar todos tus contactos a través de la aplicación sincronizada por tu cuenta como una forma de evitar la pérdida de estos datos en caso de robo, pérdida o rotura de tu teléfono móvil.

Editar nombres de contactos

Después de fusionar duplicados y eliminar contactos no deseados, otro gran paso manual implica editar el nombre de tus contactos de Gmail.

Los contactos que solo tienen el nombre o apellido en la lista (o los antiguos), los contactos que se le enviaron y que se guardaron automáticamente en su bandeja de entrada o los roles en empresas donde la persona ya no trabaja deben editarse correctamente para mejorar su dinamismo.

Para cambiar esto y organizar tus contactos de Gmail, en la aplicación Contactos:

  1. Seleccione el contacto deseado y haga clic en "Editar";
  2. Cambie lo que necesite y luego haga clic en "Guardar".
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Edite sus contactos para mejorar su filtro de búsqueda de contactos. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Complete sus datos de contacto

Aún en el campo de editar tus contactos de Google, otro consejo para organizar Gmail es rellena más campos en tus contactos, al menos aquellos que son más estratégicos y frecuentes.

Al hacer clic en “Editar”, utiliza las secciones marcadas con “+” y completa más datos que puedan ser útiles para tener fácil acceso, como dirección y fecha de nacimiento – con esta información, otros servicios de Google, como Google Calendar y Google Google Maps, en este caso, están sincronizados con el contacto automáticamente.

Contactos con sólo email o teléfono, es recomendable tener ambos para cualquier urgencia. Cuanto más, mejor.

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Después de hacer clic en el ícono del lápiz, complete los campos y enriquezca aún más los algoritmos de Gmail. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Haz un grupo de contacto

¿Sabías que es posible? categoriza tus contactos do gmail? En lugar de buscar en su lista de contactos de arriba a abajo, puede ahorrar tiempo creando grupos y clasificándolos según sus agrupaciones.

Grupo de empresa, contactos de agencia, grupo sectorial… las posibilidades son amplias y dependen de tus necesidades y rutina. Vea abajo:

  1. Haga clic en el signo “+” en “Marcadores” en la barra lateral izquierda;
  2. Ingrese el nombre y la descripción que desea nombrar en la etiqueta;
  3. Termine con "Crear".
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Organiza tus contactos de Gmail creando grupos en la plataforma a través de la sección “Etiquetas”. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

El nuevo grupo se ubicará en el menú lateral debajo de "Marcadores" en la computadora, mientras que en el dispositivo móvil aparecerá en la parte superior de una página de contacto.

Para agregar manualmente tus contactos que pertenecerán a la categoría, en tu computadora, el proceso es muy sencillo: arrastra el correo electrónico manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y colócalo en la etiqueta.

Para dispositivos móviles, hay más pasos:

  1. Presione el correo electrónico elegido;
  2. Presiona los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha;
  3. Seleccione "Mover a";
  4. Haz clic en tu marcador, que siempre estará debajo de la opción “Promociones”.

El nuevo grupo se ubicará en la parte superior de la página de un contacto.

Marca como favorito los contactos más útiles

Si tiene algunos contactos importantes de Gmail y no siente la necesidad de crear etiquetas para sus contactos de Google, puede favoritos tales contactos para que sean los primeros en tu lista. Para teléfonos Android, los contactos favoritos siempre aparecen resaltados en la aplicación.

Para marcar como favorito en tu celular y PC, simplemente haz clic en el ícono de estrella. En la computadora, el ícono está a la izquierda del contacto, en el celular la estrella aparece en la esquina derecha del contacto. Para acceder al campo de favoritos, tanto en tu celular como en tu computadora, solo presiona la sección “Destacados” ubicado en el menú lateral.

Organiza tus contactos de Gmail con estos 10 consejos. Descubre algunos consejos para organizar tu lista de contactos de Google y facilitar tu rutina
A continuación se explica cómo marcar y encontrar sus contactos favoritos en Gmail, de arriba a abajo. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Exporta tus contactos

Ahora con tu contactos de gmail enumerados y completados, ¿qué tal si guardamos estos contactos organizados en un área más segura? Exporta tus contactos Es un camino muy importante como ruta segura en caso de que ocurran imprevistos lamentables. Exportar también permite migrar todos tus contactos de Google a otros servicios de correo electrónico, ahorrándote la tarea manual de agregarlos uno por uno.

Todo el historial de correo electrónico se descargará como uno solo archivo csv o VCard: no se sorprenda por la extraña nomenclatura. Para exportar contactos de Gmail el ordenador:

  1. Seleccione uno o varios contactos marcando las casillas junto a los nombres de los contactos seleccionados. Si en este caso es todo, hay una opción presente en la esquina superior izquierda, debajo de “Acciones de selección” y luego “Todas”.;
  2. Después de seleccionar los contactos de Google que desea exportar, en la esquina superior derecha, haga clic en la flecha que apunta hacia arriba;
  3. Seleccione la opción Google CSV y finalice con "Exportar"
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Haga clic en la flecha que apunta a la esquina superior derecha para exportar sus contactos de Gmail. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)
Finalice la exportación seleccionando la opción google csv y exporte. (foto: reproducción/positivo)
Finalice la exportación seleccionando la opción Google CSV y luego Exportar. (Foto: Reproducción/Positivo)

Por Android:

  1. Abra la aplicación y busque la opción "Reparar y administrar" en la parte inferior de la pantalla y haga clic en;
  2. Luego, presione “Exportar a archivo”;
  3. Defina a qué cuenta de Google desea exportar los contactos de Gmail o si prefiere exportarlos en el propio dispositivo;
  4. Eligiendo la cuenta de Google, haga clic en “Exportar”;
  5. Finaliza con “Guardar” con los datos de contacto de Gmail almacenados en el Google Drive de la cuenta elegida, automáticamente en formato .vcf.
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Exporta tus contactos de Google a través de esta guía paso a paso. (Foto: Reproducción/Enzo Sapio Monelo/Showmetech)

Importar contactos de otras fuentes

En el futuro, otro paso que debes dar para organizar tus contactos de Gmail es concentrar todos tus contactos en un solo lugar: si tienes fuentes en otras aplicaciones, importarlos a Google. Facilite su trabajo y enriquezca su hoja de cálculo de contactos. Para hacerlo, debes tener descargué los contactos que se importará a Gmail en formato CSV, ¿todo bien?

Para computadora:

  1. En la esquina superior izquierda, simplemente haga clic en "Importar", debajo de la categoría "Reparar y administrar";
  2. Vuelca el archivo en formato CSV o VCard.
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Importa tus contactos a Contactos de Google y tenlos todos en la misma plataforma integrada. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Por celular:

  1. En la aplicación Contactos, en la esquina inferior derecha, haga clic en "Reparar y administrar";
  2. Luego haga clic en “Importar desde archivo”;
  3. Elija la cuenta de Google que recibirá la importación o guárdela en su dispositivo en "Dispositivo";
  4. Seleccione el archivo CSV ya descargado. Para agilizar el proceso, es recomendable que el archivo ya esté almacenado en Google Drive de cualquier cuenta de Google, ya que puede acceder a él en la esquina superior de la pantalla en "Buscar archivos en otras aplicaciones". Pero no hay problema si el archivo no está en Google Drive: en el icono de tres líneas, situado en la esquina superior izquierda de la pantalla, podrás encontrarlo en la tarjeta SD del teléfono y en el propio dispositivo.
  5. Haga clic en "Guardar" para finalizar.

Los contactos de copia de seguridad

Con sus contactos de Gmail organizados después de mucho trabajo, nos aseguraremos de que la lista final de todos sus contactos no esté solo en la nube, aunque esta es una excelente forma de protección.

para llevar a cabo su copia de seguridad, en tu cuenta de Google:

  1. En la esquina superior derecha, haga clic en “Datos y Privacidad”;
  2. Desplazándote más hacia abajo en la sección, cuando veas el menú “Descargar o eliminar tus datos”, presiona el botón “Descargar tus datos”;
  3. Google lo redireccionará automáticamente a Google Takeout y le pedirá que seleccione datos para descargar de todas las aplicaciones de Google. En este caso, simplemente seleccione su correo electrónico.
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Al hacer clic en “Descarga tus datos” (a la izquierda) y luego seleccionar el campo “Correo electrónico” (a la derecha), tus contactos de Google se guardarán independientemente del dispositivo. (Foto: Reproducción/Showmetech/Enzo Sapio Monello)

Actualizar la configuración de guardado automático

Finalmente, asegúrese de que la organización de contactos de gmail siempre tienes uno copia de seguridad automática en la nube, ahorrando tiempo manual que de otro modo se desperdiciaría.

En Android, puedes activar y desactivar la función en:

  1. Menú “Reparar y administrar”
  2. Luego, “Configuración”;
  3. Seleccione la opción "Configuración de sincronización de contactos de Google";
  4. Elija la cuenta de Google deseada;
  5. Seleccione “Estado de sincronización” y active la opción

Ya en PC, no hay posibilidad de guardar automáticamente la copia de seguridad. Sin embargo, dado que la copia de seguridad automática está autenticada por el teléfono celular, toda la cuenta gmail ¡Se guarda en la nube, por lo que no tienes que volver a preocuparte por organizar tus contactos de Gmail!

Véase también

Fontes: Hacer uso de; Libreta de contactos; asistencia de Google; Statista

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