20 tips penting untuk membantu Anda menggunakan Gmail dengan lebih baik

O Gmail Ini adalah layanan email yang paling banyak digunakan di dunia, dan juga terlengkap. Dengan mengingat hal ini, kami telah menyiapkan panduan dengan tips penting agar Anda dapat memanfaatkannya semaksimal mungkin. Lihat di bawah:

Gunakan kategori

Saat Anda memasuki halaman beranda, beberapa kategori yang telah ditentukan sebelumnya sekarang akan tersedia dan dikonfigurasi. Yang Anda lihat segera setelah Anda masuk adalah: Utama, Sosial e Spesial. Di tab ini Anda dapat menemukan email yang diterima oleh kontak atau yang relevan, sebutan di jejaring sosial, dan penawaran dari situs belanja tempat Anda terdaftar.

Selain itu, dimungkinkan untuk mengaktifkan kategori lain seperti Peningkatan e forum: di tab baru ini Anda akan dapat mengetahui tentang bank, rekening, dan alamat yang mengirim beberapa pesan per minggu. Di tab Forum, Gmail hanya memfilter pesan dari chatting dan kelompok.

Untuk mengaktifkannya sederhana:

Langkah 1: Klik pada ikon Pengaturan.

Langkah 2: Pilih Semua Pengaturan.

Langkah 3: Buka Kotak Masuk.

Langkah 4: Aktifkan Pembaruan dan/atau Forum.

Sesuaikan label

Sekarang Anda telah menggunakan kategori yang disertakan dengan Gmail, bagaimana kalau membuatnya sendiri? Dengan label, Anda memiliki kendali penuh atas email Anda, mengoptimalkan Gmail untuk selamanya. Ini sepenuhnya dapat disesuaikan dan dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna, selain itu, pembagian warna merupakan sentuhan tambahan bagi mereka yang menggunakan metode pengorganisasian warna.

Untuk menambahkannya cukup klik simbol plus di sebelah “Label” dan sesuaikan sesuai kebutuhan, sehingga memudahkan pencarian di Gmail. Sekarang, saat Anda membuka email, atau bahkan di kotak masuk Anda, pilih ikon bookmark dan pilih satu atau lebih sesuai kebutuhan.

Memiliki banyak akun

Merupakan hal yang umum untuk menggunakan beberapa akun email untuk tujuan yang berbeda. Seperti ini, Tip kerennya adalah menggunakan opsi yang menambahkan semua email ke satu kotak masuk saja. A Gmail menyederhanakan kehidupan sehari-hari pengguna dengan opsi ini, tersedia di aplikasi.

Izinkan pembatalan pengiriman

Kesalahan dalam bahasa Portugis, isyarat yang salah, atau bahkan kesalahan pengirim adalah hal biasa dalam banyaknya teks yang ditulis setiap hari dan email yang dibalas. Untuk ini, tip keren untuk digunakan Gmail adalah menyesuaikan waktu pembatalan pengiriman. Secara default, waktu yang dipilih adalah 5 detik, namun dimungkinkan untuk menyesuaikannya hingga 30 detik, sehingga Anda dapat beristirahat sejenak jika terjadi kesalahan.

Proses pengaturannya mudah:

Langkah 1: Pilih ikon Pengaturan.

Langkah 2: Pergi ke Umum.

Langkah 3: Pilih Batalkan Pengiriman.

Langkah 4: Pilih periode terbaik untuk Anda.

Mode rahasia

Mode ini ideal jika email yang akan dikirim memiliki subjek yang lebih sensitif atau rahasia. Ini mencegah pesan diteruskan ke orang lain dan secara otomatis dihapus setelah waktu yang dipilih. Untuk mengaktifkannya, cukup pilih simbol gembok di kotak email dengan Timer. Kemudian Anda dapat memilih waktu kapan pesan tersebut akan tersedia.

Buat langganan

Selain itu, keharusan untuk email yang terorganisir adalah memiliki tanda tangan. Tambahan sederhana ini untuk Anda Gmail Hal ini menghindari penundaan dan kebutuhan untuk mengajukan pertanyaan seperti “Di mana alamatnya?”, “Berapa nomor teleponnya?”, dll. Pengaturannya sederhana, cukup buka pengaturan dan tambahkan tanda tangan.

Proses pengaturannya mudah:

Langkah 1: Pilih ikon Pengaturan.

Langkah 2: Pergi ke Umum.

Langkah 3: Pilih Berlangganan.

Oke, sekarang tinggal impor tanda tangan atau buat tanda tangan Gmail.

Cari di Gmail

Alat pencarian Gmail Hal ini masih sedikit dieksplorasi dan kenyataannya hal ini dapat menjadi sekutu yang kuat bagi organisasi. Meskipun sederhana, ini memiliki serangkaian perintah yang dapat digunakan untuk membuat kehidupan sehari-hari Anda lebih mudah, lebih dari sekadar mencari kata-kata dan email. Kelemahannya adalah perlunya pengetahuan dasar bahasa Inggris, namun tindakannya sederhana dan cepat untuk dihafal. Mari kita lihat tips lain terkait perintah tersebut di bawah ini.

Email dikirim ke dan dari Anda

Menyadari email yang Anda kirim dan terima sangat penting untuk mengoptimalkan email Anda Gmail, untuk perintah ini dapat diketik di bilah pencarian Gmail dan sederhanakan hidup Anda dengan menyatukan semua orang hanya dalam beberapa klik.

Untuk mengetahui pesan apa yang dikirimkan ke atasan Anda, misalnya cari saja: “kepada:saya dari:email bos” di bar dan semuanya akan dikelompokkan bersama. Proses sebaliknya adalah “dari:saya ke:email bos“, menunjukkan kepada semua orang yang kamu kirim kepadanya.

Jadi perintahnya adalah “kepada: saya dari:"Dan"dari: saya ke:".

File-file terlampir

Bayangkan Anda perlu mencari PDF yang dilampirkan ke email. Bagaimana cara menemukan file secepat mungkin? Di sini Anda akan menggunakan keajaiban pencarian Gmail dengan perintah “memiliki: lampiran", apa membuat semua pesan dengan file terlampir muncul di kotak masuk.

Namun, dalam situasi ini, kami mencari file PDF dan perintah ini akan memunculkan file lain dalam daftar. Untuk mengatasi masalah ini, cukup ganti kata tersebut lampiran (lampiran dalam bahasa Portugis), berdasarkan format file yang Anda cari. Jadi perintahnya adalah “memiliki: PDF".

Cari berdasarkan tanggal atau subjek

Untuk pesan yang Anda tidak tahu siapa yang mengirimkannya, hanya ingatan samar-samar tentang tanggal Anda menerimanya, perintah sebelum e setelah Mereka akan menjadi pengawal Anda dalam pencarian ini. Sebelum akan menampilkan pesan sebelum tanggal yang dipilih setelah yang belakangan. Perintah yang harus diketik adalah “sebelum: 25/11/2021" atau "setelah: 25/11/2021", Misalnya. Mengubah tanggal sesuai kebutuhan.

Gunakan perintah keyboard

Untuk mengoptimalkan penggunaan Gmail Dengan keyboard, ada perintah yang sederhana dan efisien. Untuk menavigasi antar pesan dalam rangkaian email, cukup gunakan tombol P dan N, yang masing-masing membawa Anda ke pesan sebelumnya dan berikutnya. Ini menghindari penggunaan bilah gulir dan mempermudah pencarian email. Selain itu, untuk mengirim pesan dengan cepat, Anda dapat menekan Ctrl dan Masuk secara bersamaan, menghemat waktu dengan menghindari mengklik tombol kirim. Perintah keyboard unik ini membantu penggunaan keyboard Gmail lebih cepat dan efisien.

Jadwalkan email

Untuk menjadwalkan email masuk Gmail, Anda dapat dengan mudah menjadwalkan pesan Anda untuk dikirim pada waktu tertentu, memungkinkan pengorganisasian dan efisiensi komunikasi yang lebih baik.

Langkah demi langkah untuk menjadwalkan email masuk Gmail:

Langkah 1: Buka Gmail dan klik "Tulis" untuk memulai email baru.

Langkah 2: Tulis pesan Anda, termasuk penerima, subjek, dan isi email.

Langkah 3: Ketika Anda selesai menulis, klik panah bawah di sebelah tombol “Kirim”.

Langkah 4: Pilih opsi “Jadwalkan pengiriman”.

Langkah 5: Pilih tanggal dan waktu tertentu untuk mengirim email, atau pilih salah satu opsi yang disarankan oleh Gmail.

Langkah 6: Klik "Jadwalkan pengiriman" untuk mengonfirmasi.

Siap! Email Anda akan dikirim secara otomatis pada tanggal dan waktu yang dipilih.

Gunakan arsip

Alat arsip digunakan untuk menyimpan email dengan sedikit relevansi, namun tidak cukup untuk dihapus. Dengan pengarsipan, kotak masuk Anda tetap teratur dan tidak ada halaman email yang dibuka tanpa alasan. Saat Anda membutuhkannya, cukup pilih item yang diarsipkan dan cari yang Anda perlukan.

Baca email secara offline

Fungsi yang memungkinkan Anda membaca pesan yang diterima bahkan tanpa akses internet adalah alat yang hebat untuk mengoptimalkan pesan Anda Gmail. Dan itu Google Pernahkah Anda memikirkan solusi ini! Namun, Anda perlu mengaktifkan fungsi di pengaturan penyedia.

Untuk mengaksesnya, caranya sederhana:

Langkah 1: Klik pada ikon roda gigi.

Langkah 2: Pilih Tampilkan semua pengaturan.

Langkah 3: Pergi ke Mati dan aktifkan.

Oke, sekarang Anda dapat memilih periode waktu yang Anda inginkan agar pesan Anda tersedia dan Gmail memperingatkan Anda berapa banyak penyimpanan yang akan digunakan.

Pilih tema

Tema dapat menjadi alat pengoptimalan yang baik Gmail. Selain membuat Anda terlihat seperti Anda, memilih tema yang lebih gelap dapat membantu mengurangi kelelahan mata saat Anda menghabiskan waktu di depan PC.

Untuk mengubah tema, caranya sederhana:

Langkah 1: Pergilah ke item perlengkapan.

Langkah 2: Pilih Tema dan buka Lihat semua tema.

Oke, sekarang tinggal pilih yang paling kamu suka.

Ketahui tombol yang tepat

Memilih email dengan tombol kanan adalah tip tentang cara mengoptimalkannya Gmail. Saat Anda menggunakan fungsi ini secara default, Gmail menampilkan serangkaian perintah yang dapat dijalankan. Anda dapat menandai sebagai telah dibaca, mengarsipkan, membalas, dan fungsi lainnya.

Sesuaikan papan ketik Anda

Untuk menyesuaikan pintasan keyboard, pengguna harus mengaktifkannya terlebih dahulu di pengaturan perangkat. Gmail. Klik pada ikon roda gigi, pilih “Lihat semua pengaturan“, buka tab “”.Lanjutan” dan aktifkan “Pintasan keyboard khusus“. Lalu pergi ke “pintasan keyboard” dan sesuaikan perintah sesuai dengan preferensi pribadi. Hal ini memungkinkan Anda mengonfigurasi pintasan tertentu untuk tindakan seperti menulis, membalas, atau menghapus email, sehingga penelusuran dan pengelolaan pesan menjadi lebih cepat.

Gunakan Tulisan Cerdas

Smart Compose menyarankan frasa dan kata saat Anda mengetik, berdasarkan konteks email Anda. Untuk mengaktifkannya, buka ikon roda gigi, pilih “Lihat semua pengaturan", setelah "Geral“, dan gulir ke bawah hingga Anda menemukan “Saran penulisanItu". Aktifkan opsi ini untuk mulai menerima saran otomatis. Saat menerima saran, cukup tekan tombol Tab untuk melengkapi kalimatnya.

Integrasikan aplikasi lain

Integrasikan aplikasi lain dengan Gmail dapat memperluas fungsinya dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola email dan tugas. Untuk memulai, buka ikon roda gigi, pilih “Lihat semua pengaturan” dan arahkan ke “Add-on“. Klik di "Dapatkan add-on” dan jelajahi Pasar Google Workspace untuk menemukan aplikasi seperti Trello, Asana, Google Docs, Perbesar dan lainnya yang mungkin berguna untuk alur kerja Anda. Klik di "Memasang” di sebelah aplikasi yang diinginkan dan ikuti petunjuk untuk mengotorisasi integrasi. Setelah terintegrasi, aplikasi ini dapat diakses langsung dari panel samping Gmail, memungkinkan Anda mengelola proyek, menghadiri rapat, dan mengatur tugas tanpa meninggalkan kotak masuk, sehingga mengoptimalkan produktivitas Anda.

Akses ke Bertemu

Akses Google Meet langsung dari Gmail Ini adalah cara mudah untuk memulai atau bergabung ke rapat video tanpa meninggalkan kotak masuk Anda. Untuk menggunakan fungsi ini, buka Gmail dan lihat panel sebelah kiri. Di sana, Anda akan melihat opsi “Pelajari“. Klik di "Mulailah rapat” untuk membuat konferensi video baru atau “Menghadiri rapat” untuk bergabung ke rapat yang ada dengan memasukkan kode yang tersedia. Integrasi ini memudahkan penjadwalan dan menghadiri rapat, memungkinkan Anda berkolaborasi dengan kolega secara efisien dan cepat, semuanya langsung dari Anda Gmail.

Kesimpulan

Tetap up to date dan terorganisir dengan Gmail Ini penting dalam kehidupan pribadi dan profesional. Manajemen email yang efisien menjamin pelestarian informasi penting dan kategorisasi pesan menggunakan filter dan label menjanjikan segalanya lebih mudah. Selain itu, integrasi Gmail dengan aplikasi lain mengoptimalkan pekerjaan dan produktivitas, sementara tindakan sederhana seperti menjaga kotak masuk tetap bersih dan terorganisir dengan baik akan memberikan efisiensi lebih pada alur kerja.

Lihat juga:

46 aplikasi produktivitas untuk Anda gunakan di rumah dan kantor

Teks direvisi oleh Rafael Braga pada 29/07/2024.

Fontes: Google, WikiHow e Bersihkan Email.