20 suggerimenti essenziali per aiutarti a utilizzare meglio Gmail

O Gmail È il servizio di posta elettronica più utilizzato al mondo, e anche il più completo. Con questo in mente, abbiamo preparato una guida con i consigli essenziali per sfruttarla al meglio. Vedi sotto:

Usa le categorie

Quando accedi alla tua home page, alcuni categorie predeterminate sarà ora disponibile e configurato. Quelli che vedi appena entri sono: Principale, Sociale e Promozioni. In queste schede puoi trovare le email ricevute dai contatti o con rilevanza, menzioni sui social network e offerte dai siti di shopping a cui sei registrato.

Inoltre, è possibile attivare altre categorie come Atualizações e Forum: in queste nuove schede potrai scoprire banche, conti e indirizzi che hanno inviato più messaggi a settimana. Nella scheda Forum, Gmail filtra solo i messaggi da chat e gruppi.

Per attivarlo è semplice:

Passo 1: Fare clic sull'icona Impostazioni.

Passo 2: Seleziona Tutte le impostazioni.

Passo 3: Vai a Posta in arrivo.

Passo 4: Attiva Aggiornamenti e/o Forum.

Personalizza le etichette

Ora che hai utilizzato le categorie fornite con il file Gmail, che ne dici di crearne uno tuo? Con le etichette hai il pieno controllo delle tue email, ottimizzando Gmail per sempre. Questi sono completamente personalizzabili e possono essere creati in base alle esigenze dell'utente, inoltre la divisione dei colori è un tocco in più per chi utilizza metodi di organizzazione dei colori.

Per aggiungerli basta cliccare sul simbolo più accanto a “etichette” e personalizzare secondo necessità, facilitando la ricerca nel file Gmail. Ora, quando sei in un'e-mail o anche nella tua casella di posta, seleziona l'icona del segnalibro e scegline uno o più di cui hai bisogno.

Avere più account

È comune utilizzare più account di posta elettronica per scopi diversi. Come questo, Un suggerimento interessante è utilizzare l'opzione che aggiunge tutte le email a una sola casella di posta. la Gmail semplifica la vita quotidiana degli utenti con questa opzione, disponibile su applicazione.

Consenti annullamento invio

Un errore in portoghese, un gesto sbagliato o addirittura sbagliare il mittente è comune nell'immensità dei testi scritti quotidianamente e delle e-mail con risposta. Per questo, un suggerimento interessante da utilizzare Gmail è personalizzare il tempo di annullamento della spedizione. Per impostazione predefinita, il tempo selezionato è 5 secondi, ma è possibile personalizzarlo fino a 30 secondi, permettendoti di prendere una pausa se qualcosa va storto.

Il processo di configurazione è semplice:

Passo 1: Seleziona l'icona Impostazioni.

Passo 2: Vai al Generale.

Passo 3: Scegli Annulla invio.

Passo 4: Seleziona il periodo più adatto a te.

Modalità riservata

Questa modalità è ideale se l'email da inviare ha un oggetto più delicato o confidenziale. Impedisce che il messaggio venga inoltrato a un'altra persona e viene automaticamente eliminato dopo il tempo selezionato. Per attivarla è sufficiente selezionare il simbolo del lucchetto presente nella casella email con timer. Quindi puoi selezionare l'orario in cui il messaggio sarà disponibile.

Crea un abbonamento

Inoltre, una necessità per un'e-mail organizzata è avere una firma. Questa semplice aggiunta al tuo Gmail Evita ritardi e la necessità di porre domande come “Qual è l’indirizzo?”, “Qual è il numero di telefono?”, ecc. Impostarlo è semplice, basta andare nelle impostazioni e aggiungere la firma.

Il processo di configurazione è semplice:

Passo 1: Seleziona l'icona Impostazioni.

Passo 2: Vai al Generale.

Passo 3: Scegli Abbonamento.

Ok, ora basta importare una firma o produrne una Gmail.

Cerca in Gmail

Lo strumento di ricerca Gmail È poco esplorato e la verità è che può essere un potente alleato per l'organizzazione. Questo, pur essendo semplice, dispone di una serie di comandi che possono essere utilizzati per semplificarti la vita quotidiana, andando ben oltre la ricerca di parole ed e-mail. Lo svantaggio è la necessità di una conoscenza base della lingua inglese, tuttavia le azioni sono semplici e veloci da memorizzare. Diamo un'occhiata ad altri suggerimenti relativi a questi comandi di seguito.

Email inviate da e verso te

Essere consapevoli delle email che hai inviato e ricevuto è essenziale per ottimizzare il tuo Gmail, per questo i comandi possono essere digitati nella barra di ricerca del Gmail e semplifica la tua vita riunendo tutti in pochi clic.

Per scoprire quali messaggi sono stati inviati al tuo capo, ad esempio, basta cercare: “a:me da:email del capo” nel bar e saranno tutti raggruppati insieme. Il processo opposto sarebbe “da:me a:email del capo“, mostrando a tutti quelli che gli hai mandato.

Quindi i comandi sono “a:me da:"E"da:me a:".

Files allegati

Immagina di dover trovare un PDF allegato a un'e-mail. Come posso trovare il file nel modo più rapido possibile? Qui utilizzerai la magia della ricerca Gmail con il comando “ha: allegato", che cosa rende tutti i messaggi con i file allegati vengono visualizzati nella posta in arrivo.

Tuttavia, in questa situazione, stiamo cercando un file PDF e questo comando farà apparire altri file nell'elenco. Per risolvere il problema è sufficiente sostituire la parola attaccamento (allegato in portoghese), in base al formato del file che stai cercando. Quindi il comando sarebbe “ha: PDF".

Cerca per data o argomento

Per i messaggi che non hai idea di chi li ha inviati, solo un vago ricordo della data in cui li hai ricevuti, i comandi prima e dopo Saranno i tuoi scudieri in questa ricerca. Before mostrerà i messaggi prima della data selezionata, da allora dopo quelli successivi. I comandi che dovranno essere digitati saranno “prima del:25/11/2021"O"dopo: 25/11/2021", Per esempio. Modificare la data secondo necessità.

Utilizza i comandi da tastiera

Per ottimizzare l'uso di Gmail Con la tastiera ci sono comandi semplici ed efficienti. Per navigare tra i messaggi in un thread di posta elettronica, utilizzare semplicemente il file Tasti P e N, che portano rispettivamente al messaggio precedente e successivo. Ciò evita l'utilizzo della barra di scorrimento e semplifica la ricerca delle e-mail. Inoltre, per inviare rapidamente un messaggio, è possibile premere Ctrl e Invio contemporaneamente, risparmiando tempo evitando di fare clic sul pulsante di invio. Questi comandi da tastiera esclusivi aiutano a semplificare l'utilizzo della tastiera Gmail più veloce ed efficiente.

Pianifica le email

Per pianificare l'invio delle e-mail Gmail, puoi facilmente programmare l'invio dei tuoi messaggi in un orario specifico, consentendo una maggiore organizzazione ed efficienza nella comunicazione.

Passo dopo passo per pianificare le e-mail Gmail:

Passo 1: Apri Gmail e fai clic su "Scrivi" per iniziare una nuova email.

Passo 2: Componi il tuo messaggio, includendo il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.

Passo 3: Quando finisci di scrivere, fai clic sulla freccia giù accanto al pulsante "Invia".

Passo 4: Seleziona l'opzione "Programma spedizione".

Passo 5: Scegli una data e un'ora specifiche per inviare l'e-mail oppure seleziona una delle opzioni suggerite da Gmail.

Passo 6: Fai clic su "Programma spedizione" per confermare.

Pronto! La tua email verrà inviata automaticamente alla data e all'ora selezionate.

Usa archivio

Lo strumento di archiviazione viene utilizzato per conservare le email con poca rilevanza, ma non abbastanza da poter essere cancellate. Archiviando, mantieni la tua casella di posta organizzata e nessuna pagina di email viene aperta senza motivo. Quando ne hai bisogno, seleziona semplicemente gli elementi archiviati e cerca ciò di cui hai bisogno.

Leggi le email offline

Le funzioni che ti consentono di leggere i messaggi ricevuti anche senza accesso a Internet sono ottimi strumenti per ottimizzare la tua Gmail. E il Google Hai mai pensato a questa soluzione! Dovrai però attivare le funzioni nelle impostazioni del provider.

Per accedervi è semplice:

Passo 1: Fare clic sull'icona dell'ingranaggio.

Passo 2: Seleziona Mostra tutte le impostazioni.

Passo 3: Vai su Off e attiva.

Ok, ora puoi selezionare il periodo di tempo in cui desideri che i tuoi messaggi siano disponibili e il Gmail ti avvisa della quantità di spazio di archiviazione che verrà utilizzata.

Scegli i temi

I temi possono essere un buon strumento di ottimizzazione Gmail. Oltre a farlo somigliare a te, scegliere un tema più scuro può aiutarti a stancare meno gli occhi quando passi del tempo davanti al PC.

Per modificare il tema, è semplice:

Passo 1: Dirigiti all'oggetto equipaggiamento.

Passo 2: Seleziona Temi e vai a Vedi tutti i temi.

Ok, ora scegli quello che ti piace di più.

Conosci il pulsante giusto

Selezionare un'e-mail con il pulsante destro è un suggerimento su come ottimizzare l' Gmail. Quando utilizzi questa funzione per impostazione predefinita, Gmail mostra una serie di comandi che possono essere eseguiti. Puoi contrassegnare come letto, archiviato, rispondi, tra le altre funzioni.

Personalizza la tua tastiera

Per personalizzare le scorciatoie da tastiera, l'utente deve prima attivarle nelle impostazioni del dispositivo. Gmail. Fare clic sull'icona dell'ingranaggio, selezionare "Vedi tutte le impostazioni“, vai alla scheda “”.avanzato" e attiva "Scorciatoie da tastiera personalizzate“. Quindi vai al "tasti rapidi" e regolare i comandi in base alle preferenze personali. Ciò ti consente di configurare scorciatoie specifiche per azioni come comporre, rispondere o eliminare e-mail, rendendo la navigazione e la gestione dei messaggi molto più veloci.

Usa la scrittura intelligente

Scrittura intelligente suggerisce frasi e parole durante la digitazione, in base al contesto dell'e-mail. Per attivarlo, vai sull'icona dell'ingranaggio, seleziona "Vedi tutte le impostazioni", dopo "Generale", e scorri verso il basso fino a trovare "Suggerimenti per la scritturaIL". Attiva questa opzione per iniziare a ricevere suggerimenti automatici. Per accettare un suggerimento è sufficiente premere il tasto Linguetta per completare la frase.

Integra altre app

Integra altre applicazioni con Gmail può espandere le sue funzionalità e migliorare l'efficienza nella gestione delle e-mail e delle attività. Per iniziare, vai sull'icona a forma di ingranaggio, seleziona "Vedi tutte le impostazioni" e vai a "Complementi“. Fare clic su "Ottieni componenti aggiuntivi" ed esplorare il Marketplace di Google Workspace per trovare app come Trello, Asana, Google Docs, Zoom e altri che potrebbero essere utili per il tuo flusso di lavoro. Fare clic su "installare” accanto all'applicazione desiderata e seguire le istruzioni per autorizzare l'integrazione. Una volta integrate, è possibile accedere a queste applicazioni direttamente dal pannello laterale del Gmail, permettendoti di gestire progetti, partecipare a riunioni e organizzare attività senza uscire dalla tua casella di posta, ottimizzando così la tua produttività.

Accesso a Meet

Accedi al file Google si incontrano direttamente da Gmail È un modo conveniente per avviare o partecipare a riunioni video senza uscire dalla posta in arrivo. Per utilizzare questa funzionalità, apri Gmail e guarda il pannello laterale sinistro. Lì vedrai l'opzione "Soddisfare“. Fare clic su "Avvia una riunione" per creare una nuova videoconferenza o "Partecipare ad una riunione" per partecipare a una riunione esistente inserendo il codice fornito. Questa integrazione semplifica la pianificazione e la partecipazione alle riunioni, consentendoti di collaborare con i colleghi in modo efficiente e rapido, tutto direttamente dal tuo Gmail.

Conclusione

Rimani aggiornato e organizzato con Gmail È essenziale nella vita personale e professionale. Una gestione efficiente della posta elettronica garantisce la conservazione delle informazioni importanti e la categorizzazione dei messaggi tramite filtri ed etichette promette di semplificare le cose. Inoltre, l'integrazione di Gmail con altre applicazioni ottimizza il lavoro e la produttività, mentre azioni semplici come mantenere la casella di posta pulita e ben organizzata apportano maggiore efficienza al flusso di lavoro.

Vedi anche:

46 app di produttività da utilizzare a casa e al lavoro

Testo rivisto da Rafael Braga il 29/07/2024.

Fonti: Google, WikiHow e Email pulita.