Como assinar documentos com Certificado Digital

Assinar documentos é muito comum, mas o processo costumava ser complicado, burocrático e caro. Felizmente, a tecnologia vem nos ajudar com isso por meio da assinatura digital. É por isso que vamos te mostrar passo a passo como assinar documentos com certificado digital, um processo rápido, fácil e seguro de realizar acordos, contratos ou prestações de serviço em minutos.

Por que fazer a assinatura eletrônica de documento

Há não muito tempo atrás, todos os documentos passavam por vários processos até chegar à assinatura de fato: digitar (ou até mesmo escrever) um documento, conferir se está certo, imprimir, enviar ao responsável pela assinatura e, nessa altura, aguardar até ele poder assinar, o que pode levar dias, até você poder encaminhar o documento para onde ele deve ir.

Este processo antigo, além de utilizar muito do seu precioso tempo, ainda pode ser um processo caro, uma vez que envolve materiais como papel, tinta, impressora, canetas etc. Isso sem falar nas possibilidades de acidentes como amassar os documentos, manchá-los ou molhá-los.

É justamente nesse ponto que a assinatura digital e assinatura eletrônica mostram toda sua importância. Além disso, sistemas eletrônicos que têm informações sigilosas, principalmente os da administração pública, podem exigir a utilização de um certificado digital para serem acessados. Um deles é o e-CAC, Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.

Assinatura Digital x Certificado Digital

A assinatura e o certificado digital são usados para validar documentos no ambiente digital. Ou seja, aqueles que foram criados ou convertidos para dispositivos como computadores, smartphones e tablets. 

Porém, não são a mesma coisa, mas sim, complementares. A assinatura digital é equivalente, em meio eletrônico, à assinatura autenticada em cartório. Já o certificado digital é como um CPF ou CNPJ na versão eletrônica. Sendo um arquivo eletrônico, ele pode ser armazenado em um smart card, token ou até na nuvem, exercendo a função de identificar uma pessoa ou empresa de maneira única.

Assim, a assinatura digital usa o certificado digital para ser feita, enquanto outros tipos de assinatura eletrônica não usam o certificado digital, e sim outros meios de identificação do signatário. Resumindo, para fazer uma assinatura digital, primeiramente, é preciso ter um certificado digital.

Como adquirir um certificado digital

A Serasa Experian é uma das certificadoras disponíveis. Por isso, usamos ela para ilustrar o tutorial.

1. O primeiro passo é entender qual modelos de certificado digital você precisa, por exemplo:

• e-CNPJ — identidade digital de pessoas jurídicas, é atrelado ao CNPJ;
• e-CPF — versão digital do cadastro de pessoa física;
• e-MEI — identidade digital para microempreendedores individuais;
• NF-e — certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas;
• e-Jurídico — identidade digital para advogados inscritos na OAB

2. Depois, partimos para o tipo:

• Certificado digital A1: instalado e armazenado diretamente em um computador, e a validade é sempre de um ano; 
• Certificado digital A3: armazenado em token ou smartcard, podendo ter validade de um, dois ou três anos. Você deve escolher o mais adequado de acordo com a necessidade de uso.

3. Também é preciso escolher entre as entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que podem emitir certificados digitais. Algumas delas são a Serasa Experian, CertiSign, Docusign e Soluti . 

4. Escolha e compre o certificado desejado. Com a confirmação de pagamento, será agendada a validação, podendo ser presencial ou por videoconferência. Nesta fase, será feita a validação, coleta e registro dos dados biométricos, como foto e impressões digitais.

Para finalizar, um aviso muito importante: anote a senha cadastrada, pois ela é irrecuperável. Pronto, seu certificado digital estará pronto para instalação, processo rápido e fácil que será explicado via e-mail pela certificadora escolhida.

Assinando documentos com Certificado Digital

Se a sua dúvida é sobre a assinatura de documentos com certificado digital na prática, temos mais um tutorial. Primeiramente, você tem a possibilidade de assinar digitalmente arquivos em Word e PDF .

1. Ao receber um documento solicitando sua assinatura, a primeira etapa é sempre ler com atenção. Leitura finalizada, clique em “arquivo”, siga para “Informações” e então, em “Proteger Documento”. Uma lista de opções aparecerá, clique em “adicionar uma assinatura digital”;

2. Em seguida, aparecerá uma janela para preencher algumas informações como o “tipo de compromisso” – escolha a opção que mais se adequa à sua situação e preencha o “objetivo da assinatura deste documento”. Repare também que seu nome completo já estará no campo de assinatura digital, pois o software já o identificou no PC;

3. Ao clicar em “Assinar”, você receberá a confirmação, avisando que se o documento for alterado, a assinatura se tornará inválida;

4. Pronto, seu documento está assinado!

Para assinar PDF, o processo é ainda mais fácil:

1. Clique em “ferramenta” na barra superior, claro, após ter realizado a leitura do documento;

2. Depois siga para “Certificados”, que está junto de um ícone de uma caneta e um selo, e clique em “Abrir”; 

3. Agora, a opção de “Assinar Digitalmente” aparecerá acima do documento;

4. A seguir, identifique o espaço que precisa levar sua assinatura e abra uma janela nele. O software apresentará os certificados digitais encontrados no PC. Selecione o desejado e vá para “continuar”. Para finalizar, clique em “Assinar”.

Se restou alguma dúvida sobre o processo de adquirir um certificado digital e realizar a assinatura digital, deixe nos comentários.

Veja também:

Quer saber como editar arquivos PDF? Conheça o LightPDF Web e Desktop!

Fonte: DocuSign, Serasa, CertiSign